অর্ডার ও ডেলিভারি
অর্ডার
অর্ডারের তালিকা আর ট্যাব, ফোন করে অর্ডার কনফার্ম, মেসেঞ্জার / হোয়াটসঅ্যাপ / ফোনের অর্ডার হাতে তোলা, ফেক অর্ডারের ঝুঁকি ও ব্লক করা নম্বর, ইনভয়েস ও লেবেল।
যাদের জন্য:মালিকম্যানেজারঅর্ডার এজেন্টপ্যাকার
এই অধ্যায়ে
স্টোর, ল্যান্ডিং পেজ বা চ্যাট, যেখান থেকেই আসুক, সব অর্ডার জমা হয় অর্ডার › অর্ডার-এ। অর্ডার এজেন্ট অর্ডার কনফার্ম করেন আর হাতে অর্ডার তোলেন; প্যাকার প্যাক করে কুরিয়ারে দেন; ম্যানেজার দুটোই পারেন, সাথে বাতিল আর ফেরতও সামলান।
অর্ডারের তালিকা
ট্যাবগুলো অর্ডারের ধাপ অনুযায়ী সাজানো:
| ট্যাব | কী থাকে |
|---|---|
| নতুন | সবে এসেছে বা দেখা হচ্ছে। কাস্টমারকে কল করে কনফার্ম করুন। |
| প্যাক করতে হবে | কনফার্ম হয়েছে: ইনভয়েস তৈরি, স্টক কাটা হয়েছে। |
| প্যাক হয়েছে | কুরিয়ারে দেওয়ার জন্য তৈরি। |
| ডেলিভারিতে গেছে | কুরিয়ার বা আপনার রাইডারের কাছে। |
| ডেলিভারি হয়েছে | কাস্টমার হাতে পেয়েছেন। |
| বাতিল / ফেরত | ডেলিভারির আগে বাতিল, অথবা কাস্টমার না নিয়ে ফেরত পাঠিয়েছেন। |
অর্ডার নং, ফোন বা নাম দিয়ে খুঁজুন। সোর্স (ওয়েবসাইট, ল্যান্ডিং পেজ, ম্যানুয়াল, মেসেঞ্জার, হোয়াটসঅ্যাপ, ফোন কল, ইনস্টাগ্রাম), জেলা, কুরিয়ার, এজেন্ট (আমার অর্ডার, কাউকে দেওয়া হয়নি), ঝুঁকি আর তারিখ দিয়ে ফিল্টার করুন।
পাতাটা খোলা রাখুন: প্রতি ২০ সেকেন্ডে নতুন অর্ডার আছে কি না দেখে, বিপ দেয় আর নতুন অর্ডারের নম্বর দেখায়।
একসাথে অনেক অর্ডার। অর্ডারে টিক দিন (বা সব বাছুন), তারপর একবারে কনফার্ম, প্যাকড করুন, ইনভয়েস প্রিন্ট বা লেবেল প্রিন্ট করুন।
ধাপে ধাপে একটা অর্ডার
- দেখে নিন। অর্ডার খুলে পর্যালোচনা শুরু চাপুন, যাতে বাকিরা বোঝেন আপনি এটা ধরেছেন। নতুন থাকা অবস্থায় পরিমাণ বদলাতে, পণ্য বদলে দিতে (অন্য সাইজ / রং), নতুন পণ্য যোগ করতে, ছাড় দিতে বা ডেলিভারি চার্জ বদলাতে পারেন; তারপর আইটেম সংরক্ষণ চাপুন।
- কল করে কনফার্ম। কল (বা WhatsApp) চেপে নাম, ঠিকানা, সাইজ মিলিয়ে নিন, আর কাস্টমার সত্যিই নিতে চান কি না জেনে নিন। এই একটা কলেই বেশিরভাগ ফেক অর্ডার আর ফেরত পার্সেল আটকে যায়।
- কনফার্ম। অর্ডার কনফার্ম চাপুন। এতে ইনভয়েস তৈরি হয় আর স্টক কাটে। কোনো পণ্যের স্টক কম থাকলে জিজ্ঞেস করবে, তবুও কনফার্ম করবেন কি না।
- প্যাক। পণ্যগুলো তুলে ইনভয়েস / প্যাকিং স্লিপ প্রিন্ট করুন, তারপর প্যাকড করুন চাপুন (পিকআপ অর্ডারে: নেওয়ার জন্য প্রস্তুত)।
- পাঠান। Courier বক্স থেকে কুরিয়ার বুক করুন (কুরিয়ার দেখুন), অথবা নিজের রাইডার হলে ডেলিভারিতে পাঠান চেপে রাইডারের নাম আর ফোন নম্বর লিখুন।
- শেষ করুন। কুরিয়ার ডেলিভারির খবর দিলে কুরিয়ারের অর্ডার নিজে থেকেই ডেলিভারি হয়েছে হয়ে যায়। নিজের রাইডার হলে Delivered চাপুন (পিকআপে: কাস্টমার নিয়ে গেছেন), আর টাকা কোন ক্যাশ অ্যাকাউন্টে জমা হবে বাছুন।
অর্ডার বাতিল চাপলে কারণ জিজ্ঞেস করে, আর কাস্টমার সেই কারণ দেখতে পান। কনফার্ম হয়ে যাওয়া অর্ডার শুধু ম্যানেজার বাতিল করতে পারেন (ইনভয়েস বাতিল হয়)। টিম হিসেবে কাজ করতে স্টাফ নোট (কাস্টমার দেখবেন না), ট্যাগ (কমা দিয়ে আলাদা) (যেমন vip, gift, exchange) আর দায়িত্বপ্রাপ্ত এজেন্ট ব্যবহার করুন।
অগ্রিম ও অনলাইন পেমেন্ট মেলানো
অর্ডারে লেখা থাকে কীভাবে টাকা আসবে: কত টাকা তুলতে হবে, কত পরিশোধ হয়েছে, নাকি পরিশোধ হয়েছে কিন্তু মিলিয়ে দেখা বাকি।
- বিকাশ / নগদে সেন্ড মানি: মার্চেন্ট অ্যাপে TrxID খুঁজে পেলে যাচাই হয়েছে চিহ্নিত করুন চাপুন। TrxID না মিললে যাচাই না করে কাস্টমারকে কল করুন।
- অনলাইন পেমেন্ট আসেনি: ক্যাশ অন ডেলিভারিতে বদলান চাপুন।
মেসেঞ্জার, হোয়াটসঅ্যাপ বা ফোনের অর্ডার
এখনো বেশিরভাগ অর্ডার আসে চ্যাটে। স্টক, কুরিয়ার আর রিপোর্ট ঠিক রাখতে এগুলো অর্ডার › New manual order-এ তুলুন।
- Customer অংশে আগে মোবাইল নম্বর লিখুন। পুরনো কাস্টমার হলে নাম, শেষ অর্ডার আর আপনার শপে কয়টা ডেলিভারি, ফেরত আর বাতিল হয়েছে দেখাবে।
- নাম, জেলা, থানা / উপজেলা আর ঠিকানা (বাসা, রোড, এলাকা) দিন।
- অর্ডার এসেছে কোথা থেকে বাছুন (মেসেঞ্জার, হোয়াটসঅ্যাপ, ফোন কল, ইনস্টাগ্রাম…)।
- নাম, SKU বা বারকোড দিয়ে পণ্য খুঁজে যোগ করুন; স্টাইল হলে কাস্টমার যে সাইজ / রং চান সেটা বাছুন।
- ডেলিভারি চার্জ আর ছাড় দেখে নিন। কাস্টমার অগ্রিম দিলে অগ্রিম পেমেন্ট (৳) আর বিকাশের ট্রানজ্যাকশন আইডি লিখুন। ফর্মে দেখাবে কত টাকা তুলতে হবে।
- চাইলে টিমের জন্য নোট (ঐচ্ছিক) লিখুন, তারপর সেভ ও কনফার্ম (চ্যাটেই কনফার্ম হয়ে গেছে) বা নতুন হিসেবে সেভ (এখনো কনফার্ম বাকি) চাপুন।
ফেক অর্ডারের ঝুঁকি
প্রতিটা অর্ডারে একটা ঝুঁকি ব্যাজ থাকে: কম ঝুঁকি, মাঝারি ঝুঁকি বা উচ্চ ঝুঁকি। এটা হিসাব হয়:
- ওই নম্বরের সাথে আপনার নিজের শপের ইতিহাস থেকে (কয়টা ডেলিভারি, ফেরত আর বাতিল);
- আপনার ব্লক করা নম্বর তালিকা থেকে (ব্লক করা নম্বর সবসময় উচ্চ ঝুঁকি);
- আপনার প্ল্যানে ফ্রড চেক থাকলে, সব EcomDesk শপে ওই নম্বরে পাঠানো পার্সেলের ফল থেকে (শুধু সংখ্যা দেখা হয়, অন্য শপের কাস্টমারের কোনো তথ্য নয়)।
কাকে আগে কল করবেন তা ঠিক করতে এটা কাজে লাগান, আর উচ্চ ঝুঁকির অর্ডারে কনফার্মের আগে ডেলিভারি চার্জ অগ্রিম চেয়ে নিন। তালিকায় ঝুঁকি দিয়ে ফিল্টার করলে এগুলো একসাথে পাবেন।
ব্লক করা নম্বর
অর্ডারে এই নম্বর ব্লক করুন চেপে কারণ লিখুন (ফেক অর্ডার, পার্সেল ফেরত…)। এরপর ওই নম্বরের অর্ডারে আর ম্যানুয়াল অর্ডারের ফর্মে সতর্কবার্তা দেখাবে যে নম্বরটা ব্লক করা। অর্ডার › ব্লক করা নম্বর-এ সব ব্লক করা নম্বর, কারণ, কে আর কবে ব্লক করেছেন দেখা যায়; মোবাইল নম্বর আর কারণ দিয়ে ব্লক করুন, অথবা আনব্লক করুন।
ইনভয়েস ও লেবেল
- একটা অর্ডার: অর্ডারের পাতায় ইনভয়েস / প্যাকিং স্লিপ।
- অনেক অর্ডার: তালিকায় টিক দিয়ে ইনভয়েস প্রিন্ট বা লেবেল প্রিন্ট চাপুন (পার্সেলের লেবেলে ঠিকানা, ফোন আর কত টাকা তুলতে হবে লেখা থাকে)।
- কুরিয়ারের নিজের লেবেল বুকিংয়ের পর কুরিয়ারের প্যানেল থেকে নিন।